【自主防災委員会】グーグルドライブを活用し資料や写真を共有管理

こんな人にオススメ

• 自主防災に関心のある人
• 資料や写真を共有管理したい人
• 町内会・理事会・自治会で活動している人

我々のマンションの自主防災委員会では約10名の有志が集まり、月一度のペースで活動をしています。

資料の管理の必要性

資料の一例

自主防災委員会で打ち合わせた際の議事録など共有して管理したい資料は色々と出てきます。

会社組織であれば社内の専用サーバーで管理し共有することも容易ですが、有志で活動している自主防災委員会のような組織ではそのようなこともゼロから作り上げる必要があります。

共有して管理したい資料の一例

• 打ち合わせの議事録
• 全戸に配布するパンフレット
• 作成した防災マニュアル
• 防災に関連する参考資料
• 防災備品の管理リスト
• イベント等の記録写真
• 理事会への報告用資料 etc.

フリーメールの利用

自主防災委員会の発足当初、まだ互いのことをよく知らない間柄の頃にメール交換をするというだけでも何かと配慮が必要です。

基本的にG-mailなどのフリーメールを利用していますが、もともとそうしたフリーメールをお持ちでない方もいらっしゃいます。

そのようなフリーメールを利用した経験がない方にとっては、アカウントを取得してメールアドレスを設定するだけでもひと仕事です。

そのひと仕事を、有志で集まっている自主防災委員会のために、仕事や家事で忙しい合間をぬって行ってもらうことになります。

メールでのやりとり

自主防災委員会が発足して1年が経った今では、全員がメールアドレスを交換し、資料等のやりとりはメールを使って行えるようになりました。

ただ防災マニュアルなど容量があるものを添付書類としてやりとりするだけでも大変ですし、修正を加えた資料の管理もメールだけでは物足りないような状況になってきました。

グーグルドライブの利用

GoogleDriveとは

グーグル社が提供するインターネット上のサーバーにデータを保管できるサービスです。

単なるサーバーというデータを保管するだけでなく、Wordのような書類、Excelのような表計算、PowerPointのようなスライドも作成し管理できます。

一定の容量以内であれば無料で利用できるので、有志で活動している自主防災委員会のような組織では非常にありがたいサービスです。

アカウントを作成

自主防災委員会として新規にグーグルのアカウントを取得することから始めました。

グーグルのアカウントつまり自主防災委員会としての新規のメールアドレスを作成したという方がわかりやすいかもしれません。

この組織としての新規のアカウント（メールアドレス）を作成する際にも、個人用ではないため、どんな名称にすれば良いかも地味に悩むものです。

さらにパスワードもアカウント設定と同時に設定し、全員が連絡しなくてはなりません。

徐々に徐々に

フリーメールを利用したことがない人がいるように、グーグルドライブを利用したことがない人もいます。

グーグルドライブはほとんどの人が利用したことがなく、プライベートな時間にアクセスするだけでもひと仕事です。

ここは焦らず、少しずつ自主防災委員会の人たちがグーグルドライブに慣れていくのを待つしかないかもしれません。

他人ごとのように書いていますが、私もこの自主防災委員会をするまではグーグルドライブを利用したことはありませんでした。

運用の一例

フォルダ

グーグルドライブ上にフォルダが作成できるのでイベント毎や関連項目毎に資料を整理しています。

たとえば防災の日に行った防災訓練に使用した資料やその際に撮影した記録写真はひとつのフォルダにまとめて保管しています。

ドキュメント

我々の自主防災委員会で利用する機会が多いのがドキュメント管理です。

月に一度行われる打ち合わせの議事録、防災マニュアル、配布用のパンフレット、参考資料などをグーグルドライブに保管、管理できるので非常に利用回数が多いです。

スプレッドシート

利用する機会が二番目に多いのがスプレッドシートです。

防災備品の管理リストはドキュメントよりもスプレッドシートの方が情報を整理しやすいです。さらに打ち合わせ時に話題に出てきた今後の課題などTo Doリストとしても活用しています。

スライド

今のところあまり利用する場面は限られていますが、イベントが終了した後などの理事会への報告資料の作成に活用できるでしょう。

写真付きで報告したい内容の場合は、ドキュメントやスプレッドシートよりも便利に活用できそうです。

まとめ

まだまだ発足して1年の自主防災委員会なので、ひとつひとつ有志で協力して活動を進めています。

仕事や家事の忙しい合間をぬっての各自の活動で、なおかつ顔を合わせて打ち合わせる機会が限られた自主防災委員会のような組織にとってはグーグルドライブのようなインターネットのサービスは非常にありがたいです。

今後、全員がグーグルドライブの運用に慣れてくれば、たとえば写真はグーグルフォトで、スケジュール管理はグーグルカレンダーを利用するなどして作業性や効率を向上させていくことができると考えています。